Identity area
Reference code
Title
Date(s)
- 1942–2025 (Creation)
Level of description
Extent and medium
Тушаал, гэрээ, дүрэм журам, диплом, PDF/цаасан эх
Context area
Name of creator
Biographical history
Repository
Archival history
“Энэхүү тушаал нь 1995 оноос эхлэн сургуулийн дотоод архивт хадгалагдаж байсан бөгөөд 2025 онд төв архивт шилжүүлэв.”
Immediate source of acquisition or transfer
“Мэдээлэл технологийн албанаас төв архивт шилжүүлсэн.”
“Сургалтын албанаас оюутны дипломын эх хувийг хүлээн авсан.”
Content and structure area
Scope and content
“Энэхүү тушаалд сургалтын хөтөлбөрийг шинэчлэн батлах тухай заасан.”
Appraisal, destruction and scheduling
→ Баримтыг хадгалах хугацаа, устгах эсэх, үнэлгээний талаар.
Жишээ:
“Энэхүү тушаал нь байнгын хадгалалтанд байна.”
“Дипломын ажлуудыг байнгын хадгалалтанд шилжүүлэв.”
Accruals
Accruals (optional)
→ Ирээдүйд энэ цуврал/сан-д ижил төрлийн баримт нэмж орох эсэх.
Жишээ:
“Жил бүр шинэ тушаалууд нэмэгдэх болно.”
“Төгсөгчдийн шинэ дипломын ажлууд жил бүр нэмж орно.”
System of arrangement
System of arrangement (optional)
→ Баримтыг яаж ангилж, эрэмбэлж байгаа тухай.
Жишээ (тушаал):
“Тушаалуудыг дугаарын дарааллаар эрэмбэлсэн.”
Жишээ (диплом):
“Дипломын ажлуудыг он, салбар сургуулиар ангилсан.”
Conditions of access and use area
Conditions governing access
Conditions governing access (хандалтын нөхцөл)
→ Хэрэглэгч баримттай танилцах боломжийн тухай.
Жишээ (тушаал):
“Энэхүү тушаал нь олон нийтэд нээлттэй.”
Жишээ (диплом):
“Дипломын ажил зөвхөн зөвшөөрөлтэй хэрэглэгчдэд нээлттэй.”
Conditions governing reproduction
Conditions governing reproduction (хуулбарлах нөхцөл)
→ Баримтыг хуулбарлах/татах боломжтой эсэх.
Жишээ:
“Баримтыг зөвхөн судалгааны зорилгоор хуулбарлаж болно.”
“Зөвшөөрөлгүйгээр олон нийтийн хэрэглээнд түгээхийг хориглоно.”
Language of material
Script of material
Language and script notes
Physical characteristics and technical requirements
Finding aids
Uploaded finding aid
Allied materials area
Existence and location of originals
Existence and location of copies
Related units of description
Notes area
Note
Content → Тайлбарын агуулгаа бичнэ.
Alternative identifier(s)
Access points
Description control area
Description identifier
Institution identifier
Rules and/or conventions used
Rules or conventions
→ Архивын тайлбар хийхэд хэрэглэсэн стандарт/дүрэм.
Жишээ:
ISAD(G) (олон улсын архивын тайлбарын стандарт)
Монгол Улсын Архивын стандарт
Status
Level of detail
Dates of creation revision deletion
Dates of creation, revision and deletion
→ Тайлбар хэзээ үүссэн, хэзээ засварласан, устгасан огноо.
Жишээ: 2025-09-29 (created), 2025-10-02 (revised)